Assurance Pro Documents Souscription Contrat

Vous êtes artisan, commerçant, autoentrepreneur ou chef d’entreprise d’une PME ? Certaines assurances sont obligatoires pour que votre entreprise ait l’autorisation d’exercer son activité. Qu’il s’agisse d’une reprise d’entreprise ou d’une création, quels documents sont nécessaires pour la souscription d’un contrat d’assurance professionnelle ?

Avant de se lancer tête baissée à la recherche d’un contrat ou de plusieurs contrats d’assurance pour son entreprise, il convient dans un premier temps de cibler les risques encourus par la société et par son ou ses dirigeants.

Plusieurs garanties sont obligatoires quant à d’autres elles sont optionnelles. L’entreprise doit assurer ses bâtiments (qu'elle en soit propriétaire ou non), ses marchandises, ses matières premières, sa flotte automobile, une éventuelle perte d’exploitation, une responsabilité civile de l’entreprise et de ses dirigeants, etc.

Avant d’effectuer des comparaisons auprès d’organismes proposant des contrats d’assurance, des documents relatifs à la souscription du contrat sont à rassembler pour qu’un devis soit établi.

Les documents généraux

Dans cette catégorie, l’activité et les besoins de l’entreprise peuvent influencer la liste des documents à fournir.

Les documents nécessaires les plus répandus sont :

  • Le plan des locaux : superficie, installation extérieure...

  • Le contrat de bail si l’entreprise n’est pas propriétaire de ses locaux.

  • L’extrait Kbis : c'est la « carte d’identité » de l’entreprise. Ce document prouve l’immatriculation de l’entreprise au Registre du Commence et des Sociétés (RCS) et son existence juridique. Plusieurs renseignements y figurent, comme l’identité de la personne morale ou physique, l’activité de l’entreprise, ses organes de direction, administration et gestion de contrôle. Cet extrait doit dans la plupart des cas être daté de moins de 3 mois afin que toutes les informations soient à jour.

  • Les contrats d’assurance en cours.

  • Le contrat de franchise si l’entreprise fait partie d’un réseau.

  • Le contrat de sous-traitance si l’entreprise a une relation de ce type avec une autre société.

  • Les contrats de leasing (location avec promesse d’achat).

Les documents comptables

Les documents comptables peuvent être de 2 natures différentes. Soit le ou les dirigeants possèdent les derniers documents comptables soit l’entreprise est en cours de création ou de reprise et les documents comptables seront de nature prévisionnelle.

Dans la plupart des souscriptions d’assurance professionnelle, les renseignements comptables souhaités par l’assureur sont d’ordre financier comme les comptes de résultats, bilans, etc.

Les documents relatifs à la prévention des sinistres

Au sein de ces documents, il est d’usage de renseigner les certificats attestant une vérification des installations de prévention.

Tous les documents relatifs aux caractéristiques des matériels de prévention et de protection contre les incendies et le vol tels que les alarmes, extincteurs, coffre-fort, détecteurs, rideaux métalliques, contrat de télésurveillance, système de caméras de surveillance, etc.

Outre ces documents concernant l’entreprise, des renseignements sur le ou les dirigeants sont en droit d’être demandés (antécédents en termes d’assurance, redressement ou liquidation judiciaire précédents, etc.).

L’ensemble des documents demandés par l’assureur lors de la souscription d’un contrat est à fournir dans les délais indiqués afin d’éviter tout refus de validation de dossier.